الخطة التشغيلية هي وثيقة تفصيلية تحدد الإجراءات والأنشطة المحددة التي سيتم تنفيذها على المدى القصير (عادةً سنة واحدة) لتحقيق الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل للمنظمة فهي بمثابة ترجمة عملية للخطة الاستراتيجية، حيث تحول الأهداف العامة إلى خطوات قابلة للتنفيذ ومسؤوليات محددة وجداول زمنية واضحة.
أهمية إعداد خطة تشغيلية منبثقة من الخطة الاستراتيجية :
- تحويل الاستراتيجية إلى أفعال: ترجمة الأهداف الاستراتيجية الكبيرة إلى مهام وإجراءات يومية قابلة للتنفيذ.
- تحديد المسؤوليات: توضيح من المسؤول عن تنفيذ كل مهمة أو نشاط لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- تحديد الجداول الزمنية: وضع جداول زمنية محددة لإنجاز المهام والمبادرات الرئيسية ضمن الإطار الزمني للخطة الاستراتيجية.
- ربط الأداء اليومي بالأهداف الاستراتيجية: ضمان أن الأنشطة اليومية تساهم بشكل مباشر في تحقيق الأهداف طويلة الأجل للمنظمة.
- قياس الأداء التشغيلي: توفير مؤشرات انجاز على المستوى التشغيلي لقياس مدى التقدم في تنفيذ الاستراتيجية.
- تحسين الكفاءة التشغيلية: من خلال التخطيط الواضح للمهام والموارد، مما يقلل من الهدر والازدواجية.
- ضمان التنفيذ الفعال للاستراتيجية: تحويل الرؤية الاستراتيجية إلى واقع ملموس من خلال خطوات عملية محددة.
خطوات إعداد خطة تشغيلية :
- مراجعة الأهداف الاستراتيجية: فهم الأهداف والغايات الرئيسية المحددة في الخطة الاستراتيجية.
- تحديد الأولويات التشغيلية باختيار الأهداف الاستراتيجية التي سيتم التركيز عليها في الفترة التشغيلية الحالية.
- تحديد الأهداف التشغيلية المحددة بتحويل الأهداف الاستراتيجية العامة إلى أهداف تشغيلية أكثر تفصيلاً وقابلة للقياس (SMART).
- تطوير الإجراءات والأنشطة بتحديد المهام والخطوات اللازمة لتحقيق كل هدف تشغيلي.
- تحديد المسؤوليات بتحديد الأفراد أو الفرق المسؤولة عن تنفيذ كل إجراء أو نشاط.
- وضع جدول زمني بتحديد تواريخ البدء والانتهاء لكل إجراء أو نشاط.
- تحديد مؤشرات الإنجاز بوضع مقاييس محددة لتتبع وتقييم التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف التشغيلية.
الطريقة :
- من خلال ورش عمل داخلية مع فريق التخطيط الاستراتيجي للمنظمة في مقر الجهة المستضيفة .
المدة :
- (ورشة يوم عمل يوم واحد 4 ساعات داخل المنظمة) لتحديد وصياغة المبادرات التنفيذية
- (ورشة يوم عمل يوم واحد 4 ساعات داخل المنظمة) لتحديد الأولويات والأهداف التشغيلية والتكتيكية
- 30 يوم عمل مكتبي لتجهيز وإعداد الخطة التشغيلية.
المخرجات :
- وثيقة الخطة التشغيلية لمدة عام واحد مصممة تصميم احترافي بصياغة PDF